التخطيط اليومي لتحقيق الإنتاجية: خطوات وعادات لبناء روتين فعال وإنجاز الأهداف

التخطيط اليومي لتحقيق الإنتاجية:

خطوات وعادات لبناء روتين فعال وإنجاز الأهداف

الإحساس الذي يرافق تحقيق الأهداف المحددة عظيم. نشعر بالفخر والرضا والتحفيز، والأهم من ذلك أننا قادرون على إنجاز أشياء كبيرة، ومع ذلك فإن الطريق نحو شعور من هذا القبيل قد يكون صعبًا؛ لكن من خلال وضع خطة يومية والالتزام بها، يمكنك بسهولة تحقيق أهدافك؛ مما سيمكنك من الشعور بذلك الإحساس.

يتعلق التخطيط بإنشاء عادات جيدة تساعدك على تحقيق أهدافك. قد تكون هذه العادات صعبة التكوين؛ لكن التخطيط اليومي سيكون مثاليًّا لتحقيق حياة أكثر إنتاجية، فنجاحاتك أو إنجازاتك كل يوم ستساعدك على أن تكون منتجًا في نهاية كل أسبوع أو شهر أو سنة.

يتمثل الأمر في إنشاء جدول زمني يجب اتِّباعه؛ مما سيمكنك من معرفة ما يجب القيام به ومتى. يتطلب ذلك الصبر والإصرار، فالصبر لإنشاء جدولك الزمني، والإصرار للاستمرار حتى لو لم تحقق جميع أهدافك في ذلك اليوم.

في هذه المقالة، ستكتشف كيفية وضع خطة يومية أفضل بهدف أن تكون منتجًا كل يوم.

1- تخصيص الوقت لإنشاء قائمة بالمهام:

أول خطوة يجب اتخاذها عند التفكير في وضع قائمة بالمهام هي تخصيص الوقت للتفكير وتقييم روتينك الحالي. سيمكنك ذلك من إنشاء قائمة فعالة للمهام، قادرة على تحسين إنتاجيتك.

يمكنك أن تبتعد إلى مكان هادئ بعيدًا عن المشتتات، حيث تشعر بالراحة. مع ورقة وقلم، حاول الإجابة عن هذه الأسئلة القليلة لتحديد ما لا يعمل أو لم يعد يعمل في روتينك اليومي. عليك أن تعرف:

• ما الذي يعمل بشكل جيد في روتينك اليومي.

• كيف تدير وقتك.

• ما الذي ترغب في تحقيقه.

• ما الذي يمكنك القيام به من خلال إدارة وقتك بشكل أفضل.

• المهمة التي تقضي فيها وقتًا أطول.

• المهام التي تستهلك وقتك بلا فائدة.

ستساعدك الإجابات عن هذه الأسئلة في معرفة كيفية إدارة وقتك بشكل فعال. فالموقت لا ينتظر أحدًا؛ لذا من الضروري التكيف معه لاستخدامه بشكل سليم.

بعد ذلك، قم بتدوين كل صغيرة تقوم بها خلال اليوم؛ سواء كان ذلك تناول الشاي، أو تربية أطفالك، أو قراءة الصحيفة، أو حتى تصفُّح وسائل التواصل الاجتماعي. افعل ذلك يوميًّا لمدة أسبوع. سيمكنك ذلك من تفريغ ذهنك والتخلص من الضغط الناتج عن الخوف من نسيان مهمة ما.

تساعدك قائمة المهام على أن تكون أكثر راحة في روتينك اليومي. فقلة التوتر ستساعدك على أن تكون أكثر كفاءة في أداء مهامك اليومية؛ لذلك تعتبر قائمة جميع أنشطتك اليومية خطوة أساسية لوضع خطة يومية فعالة.

2- تنظيم هيكل يومك من أجل تخطيط يومي جيد:

بمجرد أن تجمع جميع مهامك اليومية مع مراعاة عملك، وعائلتك، وجلسات الرياضة، ومصادر التشتت... إلخ، حان الوقت الآن لتنظيم قائمتك حسب الأولويات والوقت المتاح لديك. فالقائمة التي لديك هي بمثابة فوضى، وبدء اليوم بهذه القائمة قد يكون محبطًا جدًّا.

لذا من المهم وضع الأمور في نصابها. يتطلب ذلك تحديد المهام التي تحتاج إلى أكبر قدر من تركيزك وتحديدها كأولويات. يمكن أن تشمل هذه المهام تلك التي تتطلب المزيد من الطاقة والوقت أو المهام البسيطة التي يمكن أن تعزز دافعك. في كلتا الحالتين، يجب عليك تحديد الوقت من اليوم الذي تكون فيه أكثر تركيزًا وإنتاجية.

سيسمح لك ذلك بتصنيف مهامك ذات الأولوية بناءً على تلك اللحظات من الإنتاجية. على سبيل المثال، يمكن أن تكون قائمة المهام الخاصة بك كالتالي:

• تقليم نباتات الحديقة.

• ترتيب غرفة طفلك.

• حضور اجتماع عمل.

• إعداد العشاء.

• التنزه.

• الذهاب إلى البقالة.

• الذهاب إلى طبيب الأسنان.

لنفترض أن ترتيب غرفة طفلك يتطلب تركيزًا ووقتًا أكبر. ويفترض أن أفضل أوقاتك للإنتاجية هي الصباح؛ لذا من الأفضل أن تجعل هذه المهمة أولوية وأن تنفذها في الصباح. إنها وسيلة للوصول سريعًا إلى أهدافك اليومية.

قد يكون التنزه محفزًا لك للذهاب إلى طبيب الأسنان أو الذهاب إلى البقالة، وهكذا. من خلال القيام بذلك، ستكون قادرًا على إنجاز جميع المهام من قائمة مهامك اليومية. وحتى إذا لم تتمكن من إنجاز جميع المهام، فستظل قد أنجزت المهام الأكثر أهمية في يومك.

3-وضع ساعات محددة في تقويمك:

من النادر أن يكون لديك مهمة أولى واحدة طوال اليوم. يمكن أن تتراوح المهام ذات الأولوية من 2 إلى 5 مهام في يوم واحد. إذا افترضنا أن وقت تركيزك وإنتاجيتك هو في الصباح، فقد يبدو إنجاز كل هذه المهام أمرًا مستحيلًا.

ومع ذلك، من خلال تحديد مواعيد تنفيذ لكل من مهامك ذات الأولوية، ستتمكن من إنجاز جميع المهام المهمة خلال لحظات تركيزك العالية. يجب عليك فعل الشيء نفسه بالنسبة لجميع المهام في قائمة المهام الخاصة بك.

على سبيل المثال، إذا شعرت في منتصف النهار بانخفاض في الطاقة والتركيز، فهذا هو الوقت المثالي لتكريس المهام التي تتطلب تفكيرًا أقل. يمكنك تخصيص فترة الظهيرة للرد على رسائل البريد الإلكتروني، أو تصفُّح وسائل التواصل الاجتماعي، أو إفراغ سلة المهملات، وهكذا؛ لذا يمكن أن يكون الصباح هو وقتك الذي تحقق فيه المهام الأكثر أهمية.

يمكن تخصيص المساء للتخطيط لليوم التالي. فهذا هو الوقت المثالي لإعداد العشاء، وتحضير ملابسك وملابس عائلتك، ومتابعة برنامجك التلفزيوني المفضل أو النشرة الإخبارية. يساعد تحديد ساعاتك لكل نشاط يومي في تطوير أساليب تساعدك على إنجاز مختلف المهام بسرعة.

بالإضافة إلى ذلك، يجب عليك أيضًا تحديد أوقات النوم والاستيقاظ. يسهم ذلك في تحسين صحتك. فإذا لم تعتنِ بصحتك، فلن تتمكن من إنجاز أي مهمة. يمكنك استخدام التقويمات أو الاستعانة بتطبيقات تخطيط الأسرة للمساعدة.

4- تقييم تخطيطك اليومي الجديد:

من المهم تطبيق تخطيطك اليومي الجديد لتقييم فعاليته. سيوفر لك ذلك الفرصة لمعرفة ما يجب تغييره أو إزالته نهائيًّا من قائمة المهام الخاصة بك. يمكنك بذلك تعديل تخطيطك يوميًّا لتحسين إنتاجيتك.

يجب عليك دمج أدق التفاصيل في روتينك اليومي. قد يكون ذلك كتناول كوب من الماء مع الليمون في الصباح ليمنحك الطاقة. جميع العادات الجيدة التي تضفي الإيجابية والطاقة والرفاهية والتحفيز، يجب أن تكون جزءًا من حياتك اليومية. يجب عليك ببساطة التخلص من كل ما يضيع وقتك، أو يحبطك، أو يسبب لك التوتر.

من خلال ممارسة تخطيطك اليومي على مدى 30 يومًا، على سبيل المثال، ستتمكن من تقييم مستوى تقدُّمك، وتحديد ما إذا كان تخطيطك للمهام قد تم وفقًا للأولويات ولحظات تركيزك العالية. قد يكون تنفيذ تخطيطك اليومي صعبًا، أو حتى محبطًا في البداية.

ومع ذلك، ستمكنك التقييمات التي تقوم بها خلال فترات الاختبار من تقدير روتينك اليومي الجديد. ستساعدك التعديلات اليومية على الوصول إلى الروتين المثالي الذي يعزز إنتاجيتك. من خلال دمج العادات الجيدة في حياتك اليومية، ستلاحظ تحسنًا ملحوظًا في حالتك العاطفية والعقلية والبدنية. سيكون لديك المزيد من الوقت لتخصيصه لعائلتك، مع الحفاظ على إنتاجيتك في العمل.

ما يجب تذكره حول التخطيط اليومي:

يعتبر التخطيط اليومي أمرًا أساسيًّا لتحسين إنتاجيتك كل يوم. ومع ذلك، يتطلب إعداده قدرًا كافيًا من الانضباط والإرادة. يمكن أن يصبح التخطيط مرهقًا بدون قائمة مهام، أو بدون تنظيم جيد لها، أو بدون تحديد المواعيد؛ لذا من المهم تخصيص الوقت لتدوين كل مهمة صغيرة تقوم بها خلال اليوم.

سيساعدك ذلك على تنظيم قائمتك حسب الأولويات؛ مما يحافظ على شعورك بالرضا في نهاية كل يوم. بالإضافة إلى ذلك، من خلال تحديد أوقات لتنفيذ كل مهمة، تمنح نفسك الفرصة لاختبار تخطيطك ومعرفة ما إذا كان فعالًا. إن التخطيط اليومي ليس معيارًا ثابتًا، يمكنك تعديله وفقًا لظروف الحياة. قد يأتي صديق لمساعدتك في إنجاز مهمة، أو قد يخفف مديرك عنك عبء مهمة. على أي حال، من الضروري أن تخطط لأيامك المقبلة في الليلة السابقة لتكون فعالًا منذ لحظة استيقاظك.