اختيارات (8)

اختيارات (8)

سلم النجاح في إدارة وتنظيم الوقت

اخترتُ لكم سُلَّمًا جديدًا يسهم الصعود عليه في التميز والإبداع والنجاح في الأعمال، وكذلك الإنجاز أكثر، والعطاء أكثر، وهو تنظيم وإدارة الوقت واستخدامه الاستخدام الأمثل، فالوقت هو مقدار محدود من الزمن، وقيل: هو الحد الواقع بين أمرين أحدهما معلوم سابق، والآخر معلوم به لاحقًا، ويستمد الوقت أهميَّتَه في الأمور التالية:

استحالة القدرة على إرجاعه للخلف بمجرَّد انقضائه، والذي يدعى (بسهم الزمن) كمصطلح علمي، فإذا أُطلِق لا يعود.

ويعتبر الوقت هو الأمر العادل الوحيد في الحياة؛ حيث يمتلك كافَّة الأشخاص على الأرض 24 ساعة فقط، دون فرق بين وزير وأمير، وغني وفقير، فكلٌّ يملؤها بما شاء، وبالنظر المادي للوقت، يعتبر أهم من المال؛ لأنَّه يمكن استغلاله لجني المال، في حين لا يمكن الحصول على وقت باستخدام المال وشراء وقت في حياتك إذا انتهت.

ومن مميزاته أنه سريع الانقضاء، وما مضى منه لا يعود، وهو أغلى ما يملك الإنسان في الحياة، فحَريٌّ بالجميع تنظيم الوقت وإدارته إدارةً جيدةً ومعرفة أهميته.

ما يساعد على تنظم وقتك:

1- حدِّد أهدافك وما تريد إنجازه بدقة:

فذلك يُساعد على التخطيط بشكل أفضل، ويُسهم في تنظيم الوقت بالطريقة الصحيحة، وقضاء الجزء الأكبر منه في إنجاز الأعمال وتحقيق الأهداف، ويجب أن تُحدِّد الأهداف بشكل صحيح وبطريقة ذكية بحيث تكون مُحددةً وواضحةً، وقابلةً للقياس، وقابلةً للتحقيق والإنجاز، ومُناسبةً وذات صلة بحياة الفرد، ومُحدَّدة بزمن معيَّن؛ حتى لا تتساهل وتضيع وقتك وعمرك، فالوقت هو الحياة.

2- اهتم بالأولويَّات وابتعد عن غير الضروري:

يُمكن تقسيم أولوية المهام التي يجب القيام بها حسب ما يرى علماء الإدارة إلى 4 فئات: مهمَّة ومُستَعجلة، مهمَّة لكن غير مُستَعجلة، مُستَعجلة لكن غير مهمَّة، غير مُستَعجلة وغير مهمَّة، وما يسمى مربع الأولويات، فأحسن استخدامه.

ويجدر التركيز على القيام بالمهام المهمَّة غير المُستَعجلة؛ وذلك لمنع تحوُّلها لمهام مهمَّة ومستعجلة، فالتعامل مع الكثير من المهام المهمة والمستعجلة سوف يُؤثِّر في تنظيم الوقت بشكل سلبي، ويزيد من الضغط النفسي، وتُصاب بالإحباط، وتترك كل شيء، فرتِّب نفسك ورتِّب أولويَّاتك.

3-استخدام التكنولوجيا المتاحة:

فهي تُساعد بشكل كبير على تنظيم الوقت، فتُقدِّم الهواتف الذكية وخدمات الإنترنت مجموعةً متنوعةً من البرامج المجانية لإدارة الأعمال والمهام اليومية، فيستفاد منها في جدولة الأنشطة التي يجب حضورها والتذكير بها مسبقًا فيُسهِّل إدارة الوقت وترتيب الأولويَّات وتنسيقها والنظر إليها وقت الحاجة وأرشفتها.

4- الاستعانة بالآخرين:

تتطلَّب بعض الأعمال الاستعانة بالآخرين وتفويض بعض المهام لهم، فلا حاجة أن تكون الشخص الوحيد الذي يقوم بكافة الأعمال المطلوبة، حيث يُمكن توزيع الأعمال على الآخرين وتدريبهم على القيام ببعض المهام البسيطة، وبذلك يُنجَز العمل بوقت أقصر، وتستفيد ممَّا تبقَّى من وقت في أداء مهام أُخرى، فتعلم فن التفويض وابتعد عن تحمُّل كل شيء.

5-أخْذ قسط من الراحة، فمن لا يجيد فن الراحة لا يجيد العمل:

يعمل العديد من الناس بشكل مستمر ومتواصل دون أخذ أيّ استراحة؛ ممَّا قد يؤدي إلى نتائج سلبية على الإنتاجية وكذلك على الصحة الشخصية، فلبدنك عليك حق، فالتخطيط لأخذ استراحة في منتصف النهار له فوائد جمَّة؛ إذ يُساعد على تسهيل إنجاز الأعمال بحيوية ونشاط أكثر ممَّا يُساعد على توفير الوقت وتنظيمه، فأرِحْ بدنك ساعةً وساعةً حتى تنطلق بقوة وفاعلية.

6-الابتعاد عن مضيعات الوقت:

إدراك الفرد لقدراته يسهم في تنظيم الوقت وكذلك الإنجاز والتخلُّص من مضيعات الوقت مهم جدًّا للمحافظة على الوقت، فلا يضيع دون إنجاز؛ كرسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والرسائل النصية، ومواقع التواصل المختلفة والحديث الجانبي وغيرها، فمن المهم التخلُّص من كافة مصادر الإلهاء؛ لمساعدة الفرد على التركيز وزيادة الإنجاز.

فلا تكن حبيس التقنيات الحديثة والسوشيال ميديا، فتضيع عمرك ووقتك بلا فائدة تُرجى.

7- التركيز على جودة العمل:

التنظيم الجيد للوقت لا يعني إنجاز أكبر عدد من الأعمال؛ إنَّما إنجاز الأعمال بجودة عالية هو الأهم، ويُنصح بالتركيز على النتائج لا الفترة الزمنية التي يقضيها الفرد لإنجاز مهمة ما، فقضاء وقت أكثر لا يعني إنجاز أكثر، ومن المُهِم الانتهاء من مهمَّة بشكل مُتقن ثمَّ الانتقال إلى غيرها بعيد عن التشعُّب والتشتُّت دون إنجاز كامل ومتقن، ومن طلبه كله فاته كله.

8- وقبل ذلك كله استعِنْ بالله ولا تعجز، وتوكَّل على الله، وخذ بالأسباب حتى تنجح وتنجز.

9- استفد من تجارب الآخرين في إدارتهم وتنظيمهم لأوقاتهم، وتأمَّل إنجازاتهم لتشحذ الهمة لديك وتنافس وتنطلق للقمة.