كيفية زيادة فعالية إدارة الوقت

لكي تزيد فعالية إدارة الوقت لا بُدَّ من تَجنُّب مضيعات الوقت - التي سبق ذكرها - ما أمكن، وكذلك تَجنُّب الأساليب التقليدية لجدولة الوقت، ومُحاولة تبني الأساليب الحديثة للتحكم في الوقت واستغلاله الاستغلال الأمثل، وسيوضح فيما يلي بعض المقترحات، التي توفر الوقت، وتزيد من فعاليته:

1- عدم الإفراط في استخدام اللجان والاجتماعات:

لأَنَّ الاجتماعات مكلفة من حيث الجهد والوقت والمال، وعلى القائد أو المدير أن يُقلل منها إلى الحد الأدنى، مُراعيًا المبادئ الصحيحة لعقد الاجتماعات؛ من إدارة، وإعداد، وتَحضير بشكل جيد، والحرص على تعيين الأشخاص الذين لهم صِلَة بالموضوع المبحوث.

2- الحد من الزيارات الشخصية:

وتشمل زيارة العاملين، والأصدقاء، والأقارب، والزيارات المفاجئة وغير المخططة، وهذه الزيارات قد تُؤدي إلى تعطيل أعمال القائد أو المدير، مما يترتب عليه سوء استغلال وقته، فعلى المدير أن يُعطي تعليمات لمدير المكتب أو السكرتير بعدم السَّماحِ بالزيارة أو المقاطعة إلاَّ في فترة زمنية معينة يلتزم بها العاملون والزائرون؛ بحيث تتيحُ للقائد أن ينجزَ الكثير من الأعمال والنشاطات المهمة.

3- تنظيم الاتصالات الهاتفية:

بالرغم من أهميةِ الاتِّصالات الهاتفية في إنجاز الكثير من الأعمال في أقلِّ وَقت، إلاَّ أنَّها في الوقت نفسِه أداةٌ لضياع الوقت؛ لهذا على المدير أو القائد أنْ يُشعرَ المتصل بأن الوقتَ مهم وأداء عمله لا يسمح بزيادة وقت المكالمة، ويفضل أنْ يعتمدَ أثناء المكالمة على ساعته إذا لزم الأمر، وأن يُحدد زمن المكالمة والأفكار التي يريد أن يناقشَها، على أن يقومَ مدير المكتب أو السكرتير بعمل التنسيق في هذه الأمور، وعمومًا يفضل للإداري في مُختلف المستويات ألاَّ يلجأ إلى الهاتف إلاَّ للضرورة القصوى، التي يرى فيها أنَّ قَرارًا مُعينًا يعتمد على هذه المعلومات، أو أنَّ هناك مَعلوماتٍ ضروريةً يَجب إيصالها في أسرعِ وقت مُمكن.

4- منح الصلاحيات للمرؤوسين:

لا شَكَّ في أنَّ التفويضَ يوفر وقتَ المدير أو القائد، كما يُخفف عنه ضغطَ الأعمال المسندة إليه؛ لذا ينبغي عليه منح أكبر قدر من الصلاحيات، وبِخاصة فيما يتعلق بالأعمال (الروتينية) والرسائل العادية والنمطية، ما عدا الأعمال الحساسة والكبيرة، التي يترتب عليها نتائج كبيرة ومهمة، فمدير المكتب أو المساعد على سبيلِ المثال بالإمكان تفويضه للقيام بالأعمال (الروتينية) وتولي الرسائل العادية، كما أن على المدير أو القائد الحرصَ على احترام وقتِ بقية المرؤوسين، فهم أيضًا يعملون حسب جدول زَمني مُحدد، والعمل على عدم مراجعة المرؤوسين في كل صغيرة، وعدم تَجاوز الحد المعقول في مراقبتهم؛ لأن ذلك يضر بأولوياتهم ومَعنوياتِهم؛ مما يؤثر على إنجاز الأعمال، ويفضل أيضًا إعطاء العاملين أو المرؤوسين تعليماتٍ وتَوجيهات في الصَّلاحيات الممنوحة لهم، وأن تكونَ هذه التعليمات واضحةً ومُحددة، مما يوفر عليهم الجهد[1].

5- عدم تأجيل عمل اليوم إلى الغد:

وبخاصة الأعمال المبرمجة والمخطَّط لها، فالواجبات اليومِيَّة ينبغي أن تُؤدَّى في وقتها، وعدم تأجيلها إلى وقت آخر؛ لأن ذلك مضيعة للوقت، وتأخير في إنجاز الأعمال، فكل عمل يَجب أن ينجز في حينه؛ لأَنَّ تأجيله يترتب عليه خسائرُ كبيرة تضر بالعمل وبمصالح الآخرين.

6- عدم التردد في اتخاذ القرارات:

التأنِّي والتروي مطلوب في اتِّخاذ القرارات؛ لأَنَّ القرارَ يترتب عليه أمورٌ مهمة، ويَحرص المسؤول على أن يكونَ القرار صائبًا وصحيحًا، وألاَّ يترتب عليه أخطاء فادحة، إلاَّ أنَّ التردد ليس شرطًا في أن تكونَ القرارات صحيحة وصائبة، وليس هناك أحد من بني الإنسان تكون قراراته كلها صحيحة، لكن الاجتهاد والحرص على الحصول على المعلومات خلال الوقت المعقول لاتِّخاذ القرار، يوفِّر الكثيرَ من الجهد والوقت[2]، ويُعطي القائد الوقت الكافي لتصحيح ما يترتب عليه القرار من آثار جانبِيَّة، ويوفر وقته ووقت مَرؤوسيه، الذي قد يضيع في الاجتماعات المتكررة[3].

7- تنظيم المكتب:

الإداري غير المنظم يَضيعُ عليه الكثيرُ من الوقت في البحث والتنقيب عن المعلومات التي يَحتاجها، فيطلبها من العاملين؛ مِمَّا يترتب عليه تعطُّل عمل الآخرين، فأوراق المكتب يَجب أن تكون مرتَّبة ومنظمة بطريقة صحيحة؛ بحيث تُمكِّنه من الحصول على المعلومة بكل يُسر وسهولة، وفي أقصر وقت ممكن، عن طريق التخلُّص من القصاصات أو الأوراق التي يكتب عليها الملاحظات؛ لتكونَ في ورقة واحدة، وكذلك التخلُّص من الخطابات والرَّسائل التي لا يَحتاجها وغير الضرورية.

8- التخطيط للوقت:

التخطيطُ من الوظائف المهمة للقائد أو المدير، فعَليه وضع أهدافٍ واضحة ومُحددة وواقعِيَّة، حسب تسلسُل زمني (أهداف رئيسية وفرعية)، يتمُّ إنجازها حسب وقت محدد، وينبغي أن تكون هذه الأهداف قابلةً للقياس والتنفيذ، وتتسم بالمرونة، مع مراعاة تَحديد الأولويات التي تُسهِم في إنجاز المهمات حسب الإمكانات المتاحة، والأهداف هي المرشد الذي يساعد الإداري في التعرُّف على الطريقة والاتجاه الذي يسير عليه لتحقيق هذه الأهداف.

9- المقابلة الجماعية للمراجعين:

لقد وجدت أنه يُمكن مقابلة عشرة مراجعين في وقت واحد وحل مشاكلهم؛ مما يوفر أكثر من 50% من الوقت الذي يذهب أثناء مُقابلة كل واحد منهم على انفراد، مع العلم أنَّ الاجتماع بالمراجعين يتم في صالة كبيرة، والحديث الذي يتمُّ بيني وبين كلِّ مُراجع لا يَسمعه الآخرون، أمَّا المراجعون الذين أعتقد أنَّهم في حاجة لمقابلتي فعلاً وعلى انفراد تام، فأجعل مقابلتي لهم آخرَ المقابلات، أو أعطيهم مَوعدًا لاحقًا للاجتماع بهم على انفراد، كما تَمَّ تطبيق مبدأ المعايدة الجماعية من أول يوم في الدوام الرسمي بعد عيدي الفطر والأضحى، وكانت المعايدات في السابق تستغرق أغلبَ اليوم، عندما كان المعايدون يأتون فُرادى وجماعات للمكتب للمعايدة، وتتمُّ المعايدات الجماعية في مُدَّة ساعة أو ساعة وربع لحوالي مائة شخص، بينما كانت تَستغرق ثلاثَ ساعات تقريبًا عندما تتمُّ في المكتب على شكلٍ فَردي، وبشكل متقطع، كما يَجب أن يُحدَّد وقتٌ للمراجعين مرتين في الأسبوع مثلاً، مع عدم قبول مراجعة للمراجعين بعد ذلك إلاَّ في الضرورة.

10- عمل ملخص للتقارير:

التقارير التي تزيد صفحاتُها على سبع يُكتب ملخص عنها لا يتعدى صفحتين أو ثلاثًا، وفوق هذا يوضع اللون الشفاف على أهمِّ ما ورد في التقرير من معلومات باللون الأخضر الشفاف، فإذا كانت المعلومات مهمة جدًّا، فيختار اللون الشفاف الأحمر.

11- تصفية المكالمات الهاتفية:

تستغرق المكالمات الهاتفية وقتًا ليس بالقصير لأمور قد لا تكون مهمة، وقد يكون الأفضل الكتابة عنها بكتاب عاجل، أو مُناقشتها مع جهةٍ أقلَّ في المنصب؛ لذلك فالأفضلُ أن يقومَ السكرتير أو العامل على المقسم (السنترال) بعدم تَحويل المكالمات غير المهمة للقائد أو المسؤول، والاعتذار بشكل مُؤدَّب، وإعطاء اسم ورقم هاتف الجهة المختصة التي يتمُّ الاتصال بها لحل الموضوع، وإذا أصَرَّ المتكلم على المحادثة، فيمكن تَحويله للقائد ولفترة قصيرة جدًّا، أو اقتراح مَوعِد مُناسب آخر للمكالمة، كما يُمكن تَخصيص وقت للمكالمات الهاتفِيَّة مثلاً من الساعة التاسعة صباحًا إلى الساعة الحادية عشرة ظهرًا، (إلاَّ المكالمات المهمة أو عند الطوارئ)، وترك الوقت المتبقي للعمل الإداري.

12- قائمة باسم موضوعات المكاتبات الرسمية:

لتقليل أعداد المكاتبات الرَّسْمية التي تعرض على القائد أو المسؤول، يَقومُ مدير مكتبه بتقديم قوائم تُوضِّح موضوعات المعاملات وجهتها، وعلى القائد أن يَختار ما يراه مُناسبًا؛ للاطلاع عليه، ويُحدد درجةَ سرعةِ العرض عليه، وهذا أفضلُ من عَرض جميع المعاملات دفعة واحدة، ولا شَكَّ أن لمدير المكتب دَورًا ومسؤولية كبيرة في حُسن اختيار ما يوضع في هذه القوائم، أو ما يُرسل مُباشرة للقائد.

كما أنَّه من الجدير الإشارة إلى أنَّ الله - تعالى - يبارك في الوقت، ويسهل الأمور ما كان الهدف هو رضا الله والالتزام بما أمر الله به.