20 قاعدة لتحقيق التواصل الفعال

كيف يمكن أن يكون تواصلنا فعَّالًا ومفيدًا؟

الحديثُ عن التواصل الفعَّال ينمِّي مهاراتنا الاجتماعية، ويساعدنا على تنمية ذواتنا بما يعمل على تعزيز تقدير الذات لدينا بشكل إيجابي.

كما أنه يساعدنا - بإذن الله - على تجاوز كثير من الخلافات الاجتماعية، ويضمن لنا فرصةً لحل ما قد ينشأ عنها من صراعات كما هي طبيعة الخلافات الاجتماعية، وقد ذكرنا ذلك في موضوع سابق تحت عنوان "25 قاعدة لتحسين العلاقات الإنسانية".

وعمليات التواصل جزء مهم نُمارِسُه بشكل يومي، ولا يمكن أن يستغنيَ عنه أيُّ فرد، وعمليات التنشئة الاجتماعية والتعليم والتعلُّم قائمة عليه بشكل أساسي، وكلما كان التواصل أكثر إيجابية وإتقانًا، زادت قيمة وأفضلية ما نتعلَّمه.

ولو دقَّق أحدنا في صفات الأشخاص الذين يحبُّهم، ويفضِّل التعامل معهم، والأشخاص الذين ينفر منهم - لوجد أن ذلك - غالبًا - دليلٌ على نجاح عملية التواصل بشكل إيجابي مع الأولين، وضعفها أو فشلها مع الآخرين.

وهلَّم لنتعرف على التواصل وما يتعلق به؛ لنتمكَّن من تحقيق تواصل أكثر فاعليَّة بإذن الله.

ولا يفوتني أن أذكِّر القارئ الكريم بأنه هذه مهارة يمكن تعلُّمُها والتدرب عليها، وتطويرها؛ لتكون أكثر إيجابية وفاعلية.

معنى التواصل:

هو نقلُ رسالة بين مُرسِلٍ ومستقبِل.

وهذا يعتمد على ثلاثة عناصر هي: مرسل - رسالة - متلقٍّ.

فالمرسِل: هو مصدر المعلومات، والمبادر بالاتصال.

والرسالة هي المعلوماتُ أو المشاعرُ التي يتمُّ نقلُها.

والمتلقِّي هو الذي يتلقَّى الرسالة ويُفسِّرها.

ويكون التواصل فعَّالًا عندما يفهم المتلقِّي الرسالة فهمًا صحيحًا كما أراد المرسل.

وتشير الأبحاث إلى أن الشخص العادي يتذكَّر فقط ٥٠٪‏ مما سمعه بعد سماعه مباشرة، ويتذكَّر ٢٥٪‏ منه فقط بعد شهرين.

كما تشير الدراسات إلى أن سوء التواصل هو أكبرُ أسباب الصراعات الشخصية.

أنواع التواصل الشخصي:

١- التواصل اللَّفظي:

شفهي - مكتوب (بجميع أنواع الكتابة).

٢- التواصل غيرُ اللفظي:

من خلال تعبيرات الوجه والإيماءات، ولغة الجسد، ونبرة الصوت، والمظهر الجسدي، والإشارات، والمسافة بينك وبين الآخر.

وفي دراسات "مهربيان" للتواصل فإن ٩٣٪‏ من مضمون التواصل المباشر وجهًا لوجه يتم نقلها من خلال السلوكيَّات غير اللفظية؛ فيكون ٥٥٪‏ منها من خلال تعبيرات الوجه ولغة الجسد، و ٣٨٪‏ منها من خلال نبرات الصوت ونغماته، ويتبقَّى ٧٪‏ فقط هي ما تؤديه الكلمات نفسها التي ننطق بها.

أهمية التواصل الفعَّال:

١- الإنسان العادي يقضي ٧٠٪‏ من وقت اليَقَظةِ في تواصل مع الآخرين من خلال القراءة والكتابة، والتحدُّث، والإنصات.

٢- التواصل الفعَّال يساعدنا في توصيل أفكارنا إلى الآخرين، وحلِّ مشكلاتنا، وفهم ما يقوله الآخرون، وإنهاء صراعاتنا.

٣- لا يمكننا إنجازُ أعمالنا بفعالية بدون التواصل، وفي بعض الدراسات: يخفق ٨٠٪‏ من الناس في أعمالهم؛ لأنهم لا يتواصلون مع الآخرين بشكل جيد.

٢٠ قاعدة للتواصل الفعال:

١- لتكن أفكارُك واضحةً لديك قبل التواصل مع الآخرين، فكيف تتوقَّع أن يفهمك الآخرون إذا لم تفهم نفسك؟!

٢- خُذْ في اعتبارك التفاصيل المصاحبة لموقف التواصل: (العادات - التقاليد – المكان – الزمان - المناخ الاجتماعي - الحالة المِزاجيَّة).

٣- تشاوَرْ مع أشخاص تثق فيهم حول التخطيط لعملية التواصل؛ فهذا سيُوسِّع مداركك بشكل أكبر.

٤- استخدم لغة جسد مناسبة؛ لنقل مشاعرك بطريقة صحيحة، واحذَرْ أن تخالف لغة جسدك رسالتَك اللفظية، وتذكر أن لغة الجسد أقوى تأثيرًا من الكلمات.

٥- استخدم لغة الجسد في التشجيع على التواصل: الاحتفاظ بالتواصل البصري - الإيماء بالرأس دلالةً على الفهم - إظهار الاهتمام.

٦- كن حَسَنَ الإصغاء، واستمع جيدًا، وتجنَّب مقاطعة المتحدث، وافهم مشاعره بشكل جيد، وقاوم المُشوِّشات، ورَكِّز على ما يريد المتحدِّث أن تَفهمَه منه، ولا تركز على طريقته في الحديث.

٧- أبقِ عقلك يَقِظًا، واحتفظ بأحكامك وآرائك حتى ينتهي المتحدث من كلامه تمامًا.

٨- تجنب الإعداد لتعليقاتك الشخصية والطرف الآخر يتحدَّث.

٩- تأكَّد من فهمك لما قاله، وأَعِد صياغته وتلخيصه؛ لتتأكد من فهمك لما يريد، فتقول: فهمت من كلامك كذا... هل هذا صحيح؟

١٠- تجنَّب احتكار الحوار والمناقشة، وأعطِ الطرفَ الآخر مجالًا كافيًا.

١١- حاول تدوينَ الملاحظات المهمَّة التي يعرضها عليك المتحدِّث.

١٢- تحدَّث بصوت مسموع وواضح، وانطق الكلمات بطريقة سليمة يفهمها الطرف الآخر، وتجنَّب الحديث بسرعة.

١٣- كن مباشرًا في الحديث، واستخدم الكلمات البسيطة والمألوفة والمحددة.

١٤- استخدم صيغة المتكلم للحديث عن مشاعرك، ولا تَحمِل الطرف الآخر على اتِّخاذ موقف دفاعي.

١٥- اجعل مستوى تواصلك متوافقًا مع مستوى الطرف الآخر.

١٦- ضَعْ نفسك مكان الطرف الآخر، وحاول أن تفهم الأشياء بطريقته، وأن ترى الصورة بمنظاره.

١٧- اختر الزمانَ والمكان المناسبَيْنِ لنقل النقد البنَّاء إلى الطرف الآخر، وتجنَّب الانفعال.

١٨- حاول الحدَّ من مصادر الضوضاء أثناء عملية التواصل.

١٩- حاول أن تُحسِّن مهارات تواصلك المكتوب.

٢٠- لتكن أقوالك موافقةً لأفعالك، وتأكد من أن أفعالك تدعم عمليةَ تواصلك مع الآخرين.

كيف تتقن التواصل المكتوب؟

١- الوضوح:

• كن محددًا ومباشرًا.

• استخدم كلمات بسيطة، وجملًا قصيرة.

• اكتب بلغة القارئ.

• أعط الرسالة عنوانًا يجعل الموضوع واضحًا.

٢- استخدم الإيجاز:

• اجعل الرسالةَ موجزة قدر الإمكان.

• احذف الكلمات الزائدة التي لا داعيَ لها.

• إذا كانت الرسالة طويلة فاجعل لها موجزًا من صفحة واحدة؛ يُوضِّح نقاطها الرئيسة.

٣- التكامل:

أعطِ القارئ جميعَ المعلومات الضرورية التي يحتاجُها؛ ليتَّخذ قرارًا أو إجراء دون الحاجة لأَنْ يسأل.

٤- التماسك:

• قم بتنظيم رسالتك بطريقة متَّسقة ومتماسكة.

• حلل رسالتك إلى النقاط الأساسية، وبعد ذلك إلى فرعية، وتحدث عن أهم نقطة أولًا.

• اجعل كلَّ فقرة محتوية على فكرة أساسية واحدة.

٥- الصحة:

تأكَّد من صحة ودقَّة ما تكتبه، وراجع الحقائق والأرقام قبل إرسالها.

٦- الكياسة:

ينبغي ألَّا تحتوي رسالتك فقط على المعلومات التي ترغب بإرسالها، بل احرص على أن تزيد من المودَّة والألفة والثقة مع الطرف الآخر.

كانت تلك بعض المهارات التي تساعدنا على تحقيق التواصل الفعَّال مع الآخرين، والتي تحتاج منا إلى ممارستها مرةً بعد مرة؛ حتى نصل إلى إتقانها؛ فنزيد من فرصنا لقبول أكثر بين الآخرين، ونوصل لهم ما نرغب في إيصاله بدون عَقَبات.